Как организовать переезд в новый офис

По многим причинам компания может изменить местоположение офиса. Освоение новой отраслевой направленности, расширение сферы деятельности, неудовлетворенность уровнем сервиса, предоставленным в деловом центре, — оснований для поиска наиболее подходящего помещения бывает немало. Выбирая бизнес-комплекс, потенциальные арендаторы должны обратить внимание на рейтинг офисного центра. Чем выше статус здания, тем более грамотные планировочные и инженерные решения будут предложены компаниям-арендаторам.

Переезд, как правило, сопровождается некоторыми сложностями организационного порядка. Задача хорошего руководителя заключается в том, чтобы предусмотреть все трудности, с которыми может столкнуться компания в процессе транспортировки и обустройства в новом офисе.

Прежде чем начать переезд, необходимо составить план данного мероприятия. Перечислить ресурсы, которые нужно привлечь к транспортировке, назначить сотрудников, ответственных за определенные этапы переезда.
Затем необходимо разобрать мебель, подготовить упаковочные материалы, выполнить демонтаж офисного оборудования.
Одновременно со сборами рекомендуется осмотреть помещение, предназначенное для обустройства нового офиса, при необходимости сделать косметический ремонт (покрасить стены, заменить напольное покрытие, проверить состояние осветительных приборов и инженерных сетей), составить план размещения рабочих мест, определить места установки сетевых и электрических розеток.
Перед переездом обязательно делается генеральная уборка офиса.

В бизнес-комплексах класса А и B компаниям-арендаторам оказывается содействие во всех вопросах, связанных с переездом. Чтобы управляющая компания максимально точно угадала ожидания новоселов, необходимо предоставить в ее распоряжение как можно больше информации: размеры офисного оборудования, габариты мебели, количество сотрудников, пожелания к зонированию и прочие нюансы. Перегородки в офисе могут быть установлены в соответствии с пожеланиями арендаторов в указанных ими местах.

Среди прочих преимуществ аренды офиса в бизнес-центрах класса А и B следует отметить наличие вместительного грузового лифта, расположенного возле входа с хорошей транспортной доступностью. Если офисные принадлежности и мебель аккуратно упакованы и маркированы, то для обустройства в новом помещении не понадобится особенных временных и материальных затрат.

Несколько советов для компаний, которые переезжают в новый офис:

чтобы не попасть в пробку, назначайте оптимальное время для переезда (ночь или выходные дни);
согласуйте переезд с управляющей компанией БЦ, в который переезжаете;
заранее подготовьте упаковочные материалы;
обязательно отпразднуйте новоселье с коллективом.

Опыт многих компаний показывает, что к переезду нужно привлекать только профессионалов. Найм специалистов мувинговой компании гарантирует сохранность груза при транспортировке, экономит время и деньги. Доказано на практике: помощь знакомых или сотрудников в конечном итоге нередко приводит к порче дорогостоящего офисного оборудования и лишним временным затратам.

Аренда офиса нередко является более оптимальным выбором, чем его покупка. Следуйте перечисленным выше советам по переезду, и смена адреса не станет для компании стрессовой ситуацией или поводом для необоснованных расходов.

Автор: Валерий Рогозин

27.05.2019 (21:31)